K archivaci dat obvykle přistupujeme ze dvou hlavních důvodů. Prvním důvodem je potřeba uchovávat data i po té co již nejsou aktivně používána (například z legislativních důvodů). A druhým je nutnost uvolnit nákladný datový prostor pro nová data.
Rozdíl mezi zálohováním a archivací spočívá v tom, že při zálohování vzniká kopie dat, která zůstávají na stejném místě, zatímco kopie je přesunuta na jiné úložiště. Při archivaci nevzniká kopie dat, ale ta jsou odsouvána na jiné, dlouhodobé úložiště.
